Política de tratamiento de datos personales
Objetivos
· Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por DEPIDIODO LIMITADA.
· Cumplir regulaciones legales y/o técnicas.
· Ser una guía de comportamiento tanto legal como personal frente a los recursos corporativos referentes a datos personales.
Alcance
Esta política aplica para toda la información personal registrará en las bases de datos de DEPIDIODO LIMITADA, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, y para toda la información personal delegada a los encargados del tratamiento de datos que sean establecidos por el responsable.
Obligaciones
Esta política es de obligación y estricto cumplimiento para DEPIDIODO LIMITADA y los encargados del tratamiento de datos que sean establecidos por el responsable.
Responsable del tratamiento
DEPIDIODO LIMITADA, sociedad limitada legalmente constituida, identificada con el NIT 901192784-7, con domicilio principal en la CLL51 SUR N 48-57 CS1116 de la ciudad de Sabaneta, Antioquia. Página web www.depidiodo.com. Correo electrónico: depidiodo@outlook.com Teléfono: 4798829 o Celular: 3144224846.
Tratamiento y finalidad
El tratamiento que realizará DEPIDIODO LIMITADA con la información personal será el de recolección, almacenamiento, uso, circulación de datos con las siguientes finalidades:
Ø Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de DEPIDIODO LIMITADA y prestar los bienes y servicios ofrecidos al Titular.
Ø Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
Ø Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
Ø Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por DEPIDIODO LIMITADA.
Ø Suministrar la información a terceros con los cuales DEPIDIODO LIMITADA tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para prestar los bienes y servicios ofrecidos por DEPIDIODO LIMITADA.
Ø Contactar al Titular a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, correo o chat) para realizar encuestas, estudios, confirmación de datos personales y/o brindar información necesaria para prestar los bienes y servicios ofrecidos por DEPIDIODO LIMITADA.
Ø Contactar al Titular a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, correo o chat) para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
Ø Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual DEPIDIODO LIMITADA tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo para la ejecución de las mismas.
Tratamiento de datos sensibles
Los datos sensibles recolectados, almacenados y usados serán tratados con las siguientes finalidades:
Ø Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de DEPIDIODO LIMITADA y prestar los bienes y servicios ofrecidos al Titular.
Ø Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
Ø Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
Ø Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por DEPIDIODO LIMITADA.
Ø Suministrar la información a terceros con los cuales DEPIDIODO LIMITADA tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para prestar los bienes y servicios ofrecidos por DEPIDIODO LIMITADA.
Ø Contactar al Titular a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, correo o chat) para realizar encuestas, estudios, confirmación de datos personales y/o brindar información necesaria para prestar los bienes y servicios ofrecidos por DEPIDIODO LIMITADA.
Ø Contactar al Titular a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, correo o chat) para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
Ø Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual DEPIDIODO LIMITADA tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo para la ejecución de las mismas.
Deberes del responsable del tratamiento de datos personales
DEPIDIODO LIMITADA en ejercicio de sus actividades como responsable del Tratamiento de Datos Personales, debe cumplir con los siguientes deberes:
· Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
· Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respetiva autorización otorgada por el titular.
· Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
· Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
· Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
· Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
· Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
· Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
· Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
· Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
· Adoptar el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
· Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
· Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
· Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
· Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales
Los Encargados del Tratamientos de Datos Personales, delegados por el Responsable del Tratamiento, tiene los siguientes deberes:
· Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
· Conservar la información en las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
· Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
· Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibido.
· Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.
· Adoptar un manual interno de política y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
· Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
· Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
· Abstenerse de circular información que no esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
· Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
· Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riegos en la administración de la información de los titulares.
· Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de Industria y Comercio.
Autorización de los titulares
Para el tratamiento de los datos personales, se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual será obtenida por medio escrito o electrónico y podrá ser objeto de consulta posterior por parte del titular.
DEPIDIODO LIMITADA, al momento de solicitar al titular la autorización, informará de manera clara y expresa lo siguiente:
a) El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo, el cual no será otro que el uso, manejo y administración de los datos personales, los cuales se conservarán y se protegerán bajo condiciones estrictas de seguridad.
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
c) Los derechos que asisten al Titular.
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
NOTA: se conservará la prueba digitalizada de la autorización del titular, para que en caso de que lo solicite, se le entregue una copia de la misma.
Autorización de los titulares
Para el tratamiento de los datos personales, se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual será obtenida por medio escrito o electrónico y podrá ser objeto de consulta posterior por parte del titular.
DEPIDIODO LIMITADA, al momento de solicitar al titular la autorización, informará de manera clara y expresa lo siguiente:
a) El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo, el cual no será otro que el uso, manejo y administración de los datos personales, los cuales se conservarán y se protegerán bajo condiciones estrictas de seguridad.
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
c) Los derechos que asisten al Titular.
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
NOTA: se conservará la prueba digitalizada de la autorización del titular, para que en caso de que lo solicite, se le entregue una copia de la misma.
Atención de peticiones, consultas y reclamos
El área administrativa es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.
Los canales que dispone DEPIDIODO LIMITADA para recibir y atender las peticiones, consultas y reclamos del titular de la información son, solicitud escrita:
Ø Dirigido a DEPIDIODO LIMITADA al correo electrónico: depidiodo@outlook.com
Ø Dirigido a DEPIDIODO LIMITADA a la dirección CLL51 SUR N 48-57 CS1116
Procedimiento para el ejercicio del derecho de habeas data
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, DEPIDIODO LIMITADA presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos del titular:
Para la radicación y atención de la solicitud se le solicita suministrar la siguiente información:
§ Nombres completos y apellidos.
§ Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
§ Medios para recibir respuesta a su solicitud.
§ Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
§ Firma y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver la solicitud es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, DEPIDIODO LIMITADA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.
Vigencia
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de julio de 2018. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) o se solicite su supresión por parte del interesado, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información, los datos serán eliminados de las bases de datos de DEPIDIODO LIMITADA.